Vrijwilligerswerk Oost Gelre - Kilometervergoeding

Naam wet of regeling:
Belastingwetten (Belastingplan 2004).

 

Doel:
Vaststelling van de belastingvrije kilometervergoeding voor vrijwilligers.

Voor wie:
Bestuur en vrijwilligers.

Inhoud:

Vrijwilligers kunnen te allen tijden de werkelijk gemaakte kosten voor het vrijwilligerswerk vergoed krijgen. Hieronder vallen ook de kosten voor openbaar vervoer of eigen auto. Dat wil niet zeggen dat een vrijwilligersorganisatie daartoe verplicht is. Veel vrijwilligersorganisaties zullen niet over voldoende middelen beschikken om deze onkosten te vergoeden. Beschikt een vrijwilligersorganisatie wel over voldoende middelen, dan is de organisatie vrij in het bepalen van het bedrag wat men bijvoorbeeld per kilometer wil vergoedien.

 

In principe zijn er twee mogelijkheden: vrijwilligers krijgen de daadwerkelijk gemaakte kosten of een forfaitair bedrag van maximaal € 150,- per maand met een maximum van € 1500,- per jaar terug. Een combinatie van deze twee is niet mogelijk. De belastingvrije kilometervergoeding zoals deze voor werknemers is vastgesteld (€ 0,18), is niet van toepassing voor vrijwilligers. Ook bestaat er voor vrijwilligers geen grens voor een minimum aan kilometers waarvoor vergoeding mogelijk is.

 

Geen belastingvrije kilometervergoeding
Veel organisaties hanteren de belastingvrije kilometervergoeding voor werknemers wanneer vrijwilligers voor hun vrijwilligerswerk de eigen auto gebruiken. Daardoor is de belastingvrije kilometervergoeding binnen het vrijwilligerswerk een eigen leven gaan leiden. Binnen de wetgeving blijkt hiervoor geen enkele grond te bestaan, want vrijwilligers kunnen te allen tijden de werkelijk gemaakt kosten voor het vrijwilligerswerk vergoed krijgen. Ook de werkelijke kosten van een auto per kilometer!

 

De daadwerkelijk gemaakte kosten
Bij het gebruik van de eigen auto kan door vrijwilligers gekozen worden voor een vergoeding van de daadwerkelijk gemaakte kosten. Wanneer de totale onkostenvergoeding (kilometerkosten inclusief andere gemaakte kosten) van de vrijwilliger boven de € 150,- per maand of € 1500,- per jaar komt, moet de kilometervergoeding onderbouwd kunnen worden. Gebeurt dat niet, dan kan dat de Belastingdienst dit uitleggen als een vorm van betaling en zal dit dan ook zo behandelen. Dit betekent voor vrijwilligersorganisaties dat voor het niet onderbouwde deel van de kilometervergoeding een IB 47 formulier ingevuld moet worden en de vrijwilliger zal het op de jaarlijkse belastingaangifte moeten vermelden als inkomen. Wanneer de totale onkostenvergoeding van vrijwilligers per maand minder dan € 150,- en per jaar minder dan € 1500,- is, vindt er geen toetsing plaats aan de vraag of het gaat om de werkelijk gemaakte kosten.

Onderbouwing van de kilometervergoeding
De onderbouwing van de reiskosten is eenvoudig voor de situatie waarbij de vrijwilliger per openbaar vervoer reist. De kaartjes voor trein, bus, tram en taxi gelden als legitieme onderbouwing. Bij gebruik van de eigen auto ligt dit wat complexer. De daadwerkelijke kosten die een auto maakt verschillen per merk en type. De ANWB heeft staatjes waarin voor bijna elk autotype inzicht verkregen kan worden in de kosten. Hoewel dit niet de daadwerkelijke kosten zijn, geven ze wel een goede indicatie wat de daadwerkelijke kosten zullen zijn. Als zodanig zijn ze dus wel bruikbaar voor de onderbouwing van de kilometervergoeding.

 

In de praktijk

Organisaties vergoeden onkosten aan de vrijwilligers die bij hen werken. Kosten voor woon-werkverkeer vallen daar ook onder. Vrijwilligers komen per auto, met het openbaar vervoer, maar ook lopend of op de fiets. Dat maakt het vergoeden van de onkosten ingewikkeld, want wat geef je nu iemand die met de fiets naar het vrijwilligerswerk komt.

 

Richtlijnen

Organisaties betalen meestal alleen de onkosten die een vrijwilliger werkelijk heeft gemaakt. Bij woon-werkverkeer bepaalt men dan een kilometervergoeding voor degenen die per auto komen. Bij openbaar vervoer wordt strippenkaart of treinkaartje vergoed en fietsers en wandelaars maken geen kosten.

Dergelijke regelingen zijn knap tijdrovend wanneer er bij de organisatie (verpleeghuis!) Zo’n 180 vrijwilligers werken.

Veel organisaties hanteren daarom vaak één regel: iedereen ontvangt een woon-werkverkeer vergoeding op basis van openbaar vervoer (strippenkaart is uitgangspunt), ook al kom je per auto, fiets of lopend.

Ook zijn er organisaties die iedere vrijwilliger een vaste vergoeding per dagdeelverstrekken (b.v. € 5 tot € 20 max.) wat inclusief onkosten van woon-werkverkeer is.

Vrijwilligers die per auto komen omdat het vrijwilligerswerk zèlf een auto vereist (b.v. Tafeltje Dekje, vervoer op maat) krijgen een volledige vergoeding zoals de ANWB per kilometer aangeeft (inclusief afschrijving e.d.).

Het bedrag dat organisaties in andere gevallen aan auto-kilometervergoeding geven ligt tussen de € 0,20 - € 0,30.

 

Kilometervergoeding voor de fiets of lopen